Wie Sie Ihre Arbeitsabläufe richtig optimieren, um Zeit und Geld zu sparen.
Optimierung Workflow
Der Traum jedes Unternehmers: Schlanke, effiziente Prozesse, die immer optimal und ohne Verzögerungen ablaufen. Kein Zeitdruck für Ihre Mitarbeiter, keine Missverständnisse – und nur glückliche Kunden. Das klingt fast zu gut, um wahr zu sein.
Auch wenn Ihre Arbeitsabläufe zurzeit weniger effizient ablaufen, muss dies keine Utopie bleiben. Sie können aktiv an der Optimierung Ihrer Prozesse arbeiten und so die Produktivität steigern. Wir zeigen Ihnen, wie es geht.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie den Status quo Ihrer Arbeitsabläufe analysieren, um Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken. Sie erfahren außerdem, welche Maßnahmen zur Optimierung sich anbieten und was Sie bei deren Umsetzung beachten sollten.
Wie Sie feststellen, ob Ihre Arbeitsprozesse effizient ablaufen
1. Kundenanforderungen identifizieren
Der erste Ansatzpunkt ist Ihre Kundschaft. Das sind diejenigen, die am Ende des Prozesses ein Produkt oder eine Leistung erwarten. Damit sind sowohl klassische externe Kunden, als auch interne Kunden, wie andere Abteilungen, gemeint.
Überlegen Sie, was Ihren Kunden wichtig ist. Was haben diese in letzter Zeit bemängelt? Zum Beispiel könnten mehrere Kunden erwähnt haben, dass sie es nicht praktisch finden, die Rechnung immer an unterschiedlichen Tagen im Monat zu erhalten. Daraus können Sie ableiten, dass Rechnungen immer am selben Tag verschickt werden sollten. Ihr zukünftiger Prozess sollte das ermöglichen.
2. Bestehende Prozesse analysieren
Nun heißt es, einen kritischen Blick auf Ihre aktuellen Abläufe zu werfen. Listen Sie zunächst alle einzelnen Arbeitsschritte auf, z. B. in einem Ablaufdiagramm. Dann überlegen Sie, in welche der folgenden drei Kategorien, jeder Arbeitsschritt fällt.
- Wertschöpfende Tätigkeiten: Diese geben Ihrem Produkt oder Ihrer Leistung einen Mehrwert mit, für den Kunden zu bezahlen bereit sind – ein Beispiel dafür wäre das Lackieren eines Holzteils.
- Nicht wertschöpfende Tätigkeiten: Dies sind Phasen im Arbeitsablauf, bei denen oft Zeit oder Ressourcen verschwendet werden. Z. B. Wartezeiten zwischen Arbeitsschritten oder lange Lagerzeiten von Produkten.
- Nicht wertschöpfende, aber notwendige Tätigkeiten: Diese sind für Ihren Betriebsablauf notwendig, z. B. das Schreiben der Rechnung.
Das Ziel ist, die nicht wertschöpfenden Tätigkeiten so weit es geht zu eliminieren, um so die Effizienz des gesamten Prozesses zu steigern.
3. Ursachenforschung betreiben
Wenn Sie in Ihrer Prozessanalyse gewisse Ineffizienzen festgestellt haben, sollten Sie jetzt herausfinden, woher diese stammen. Mithilfe der 5-W-Methode können Sie die Grundursache identifizieren. Beginnen Sie mit Ihrer Problemstellung und fragen kontinuierlich „Warum“ (mindestens fünfmal), bis Sie zum letzten fehlerverursachenden Prozessschritt gelangen.
8 Formen von Ineffizienz, die Sie vermeiden sollten
- Unnötige Transporte: Produkte, Materialien oder Informationen werden von einem Ort oder von einem Mitarbeiter zum anderen übergeben, was Zeit kostet und die Fehleranfälligkeit erhöht.
- Hohe Bestände: Inventar, das nicht zeitnah benötigt wird, kann veralten und wertvolle Lagerflächen binden.
- Mangelnde Ordnung: Nicht ergonomische und unaufgeräumte Arbeitsplätze erfordern überflüssige Handgriffe der Mitarbeiter und sorgen für Zeitverlust.
- Wartezeiten: Wenn einzelne Arbeitsschritte nicht optimal aufeinander abgestimmt sind, kann es zu Verzögerungen kommen.
- Überproduktion: Es wird mehr produziert als von den Kunden angefordert wurde. Der Überschuss nimmt Lagerfläche ein und kann gar nicht oder nur zu reduziertem Preis verkauft werden.
- Überdimensionierte Prozesse: Arbeitsschritte werden aufgrund fehlender Koordination unnötigerweise mehrfach ausgeführt und verschwenden dadurch Ressourcen.
- Korrekturen: Defekte Produkte, die nicht den Kundenwünschen entsprechen, müssen nachgebessert oder verschrottet werden, was Zeit und Geld kostet.
- Nicht genutzte Ressourcen: Mitarbeiter werden nicht ihren Stärken entsprechend eingesetzt.
4 praktische Maßnahmen zur Prozessoptimierung
Den ersten wichtigen Schritt zur Prozessoptimierung haben Sie nun geschafft: Sie haben herausgefunden, an welchen Stellen Ihre Arbeitsabläufe noch verbessert werden sollten. Nun wissen Sie, wo Ihre Optimierungsmaßnahmen ansetzen müssen. Wir haben vier Ideen für Sie, wie Sie Ihre Prozesse optimieren können:
1. Verantwortlichkeiten klären
Damit ein Prozess optimal ablaufen kann, muss jeder wissen, was er zu tun hat. Dabei hilft Ihnen das DEMI-Modell. Für jedebeitsschritt gibt es vier Verantwortungsbereiche, die Sie definieren können.
- Durchführungsverantwortung: Wer führt die Arbeit aus?
- Ergebnisverantwortung: Wer verantwortet am Ende das Ergebnis?
- Mitarbeit: Wer hilft bei der Ausführung der Arbeit mit?
- Information: Wer muss über die Ergebnisse informiert werden?
2. Fluss-Prinzip einführen
Sind zu viele Mitarbeiter an einem Prozess beteiligt, entstehen Schnittstellen, wo Aufgaben von einem Angestellten zum nächsten übergeben werden. Selten nimmt der nächste Mitarbeiter die Aufgabe sofort auf und es kommt zu Wartezeiten im Prozess.
Mit dem Fluss-Prinzip hingegen läuft der Arbeitsablauf schneller ab. Mitarbeiter bearbeiten dabei möglichst viele Schritte selbst hintereinander ohne Unterbrechungen. So entsteht ein kontinuierlicher Arbeitsfluss. Diese Methode reduziert nicht nur die Durchlaufzeit, sondern schafft auch einen angenehmeren Arbeitsalltag für Ihre Mitarbeiter.
3. Error-proofing nutzen
„Error-proofing“ (dt. Fehlervermeidung) hat das Ziel, Fehler im Arbeitsablauf zu vermeiden. Der Hintergedanke ist, dass Fehler oft frühzeitig in einem Prozess auftreten, oft jedoch erst im Endprodukt erkannt werden. Generell benötigt es weniger Aufwand, die Fehler an ihrer Quelle zu vermeiden als das defekte Endprodukte nachzubessern.
Stellen Sie sich vor, ein Angestellter hat ein Loch an der falschen Stelle des Produkts gebohrt. Dies könnten Sie durch farbliche Kennzeichnungen und Hinweise verhindern. Es soll für Ihre Mitarbeiter quasi unmöglich werden, etwas falsch zu machen.
4. Standard Operating Procedures ausarbeiten
Auch kurz SOP oder Standardvorgehensweise genannt, sind dies standardisierte Beschreibungen der Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb. In diesem Dokument ist festgehalten, wer für den Prozess zuständig ist, welches Ziel damit verfolgt wird und wie genau die einzelnen Schritte ausgeführt werden sollen.
Durch die strukturierte Vorgehensweise werden weniger Fehler gemacht und die Qualität erhöht. Sie helfen Ihnen außerdem, neue Mitarbeiter schneller einzuarbeiten. SOPs eignen sich besonders für routinierte Abläufe, die wenig Variationen aufweisen.
Was Sie bei der Prozessoptimierung beachten sollten.
Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen
Die Optimierung der Arbeitsabläufe bringt Veränderungen mit sich, denen Ihre Mitarbeiter womöglich nicht positiv gegenüber stehen. Damit diese Ihre Maßnahmen auch erfolgreich umsetzen, braucht es Fingerspitzengefühl. Binden Sie Ihre Angestellten möglichst frühzeitig ein, sodass sie aktiv die neuen Arbeitsprozesse mitgestalten können. Wenn sie die Hintergründe für die Veränderungen verstehen, erhöht das die Akzeptanz und die Erfolgsaussichten.
Risiken offenlegen
Verändern Sie einen Arbeitsablauf, können alte Problem wegfallen, aber auch neue Problemstellen entstehen. Fragen Sie sich also bei jedem Arbeitsschritt: Was könnte hier schiefgehen? Sobald Sie die Risiken identifiziert haben, können Sie bewusst damit umgehen, indem Sie entweder das Risiko akzeptieren, Vorsorge treffen, damit es nicht eintritt oder daran arbeiten, die Auswirkungen zu mindern.
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