Chancen und Risiken der digitalen Megatrends für KMU
Corona und Arbeit 4.0.
Wie weit kommen wir eigentlich nur mit einem Laptop auf dem Küchentisch und einem Internetanschluss? Die Corona-Krise hat uns gezeigt: überraschend weit. Homeoffice, Videokonferenzen mit Kind auf dem Schoß, flexible Arbeitszeiten – die Pandemie hat das Arbeiten grundlegend verändert. Und uns die Erkenntnis beschert: Digitales Arbeiten kann funktionieren, auch in kleineren und mittleren Betrieben.
Es gibt kaum einen Handwerksbetrieb oder ein Dienstleistungsunternehmen, eine Praxis oder Agentur, die im Laufe der letzten Monate nicht Teilbereiche der Arbeit 4.0 umgesetzt hat. Mittlerweile ist dies zur neuen Normalität geworden und es stellt sich immer weniger die Frage, wann wir wieder zu den "alten Verhältnissen" zurückkehren.
Wie haben Führungskräfte und Mitarbeiter von KMU diesen Wandel erlebt? Welche Vorteile bringen die digitalen Megatrends und wo liegen die Risiken? Erste Antworten auf diese relevanten Fragen zeichnen sich bereits jetzt ab.
Arbeit 4.0: die digitalen Megatrends im Corona-Praxis-Test.
Bevor Sie Ihre Angestellten reihenweise ins Homeoffice schicken mussten, standen gerade KMU den digitalen Trends der Arbeit 4.0 an vielen Stellen skeptisch gegenüber (siehe Lindner, Dominic (2019): KMU im digitalen Wandel).
Die Gründe dafür sind nachvollziehbar:
- Digitale Transformation – das klingt erst mal sehr komplex und dadurch abschreckend.
- Viele KMU befürchten, die nötigen Veränderungen weder inhaltlich noch technisch bewältigen und schon gar nicht bezahlen zu können.
- Nicht jedes KMU ist ein Start-up, das vorne auf der Innovationswelle schwimmt. Viele Betriebe nehmen bei Neuerungen erstmal eine abwartende Position ein.
- Andere wichtige Aufgaben im täglichen Betrieb verdrängen die Digitalisierung von den vorderen Plätzen der Prioritätenliste.
Von den organisatorischen und wirtschaftlichen Folgen des Ausbruchs von SARS-CoV-2 war jedoch auch der Mittelstand stark betroffen. Neben dem Einbruch der Nachfrage und Problemen bei der Supply Chain hatten Unternehmen vor allem mit dem Infektionsschutz zu kämpfen.
Abstand halten, Kontakt vermeiden, Kunden wie Mitarbeiter schützen – all dies ist mit den bisherigen, analogen Arbeitsweisen kaum umzusetzen. Diese Situation stellt viele kleine und mittlere Unternehmen vor große Herausforderungen.
Ob KMU, die bereits vor der Corona-Krise in digitale Innovationen investiert hatten, besser durch die Krise kommen als ihre Konkurrenz, wird die Zukunft zeigen. Noch gibt es keine konkreten Zahlen hierzu. Klar ist jedoch, dass Corona jedem einzelnen Unternehmen recht deutlich gezeigt hat, wie gut sie in einer überwiegend digitalen Arbeitswelt bestehen können – oder eben nicht.
KMU, die bisher nur wenige Schritte in Richtung Arbeit 4.0 gegangen sind, mussten plötzlich handeln. Insofern war Corona ein Katalysator für die Umsetzung der digitalen Transformation und der Ideen aus der New-Work-Bewegung. Aus "wir sollten uns mal Gedanken machen" wurde ein "wir machen das jetzt", auch wenn es mit viel Trial-and-Error sowie Improvisation einherging.
Wie ist die Lage jetzt? Der mehr oder weniger geplante Praxistest für digitales Arbeiten läuft noch. Er offenbart, wie sehr gerade KMU von digitalen Megatrends profitieren, aber auch, wo potenzielle Fallstricke warten.
Flexible Gestaltung von Arbeitszeit und -Ort.
- Mitarbeiter müssen nicht zur Kernarbeitszeit am Arbeitsplatz anwesend sein, sie dürfen Ort und Zeit innerhalb eines Rahmens frei wählen.
- Bekanntestes Beispiel ist das Homeoffice, jedoch fallen auch Coworking Spaces oder Vertrauensarbeitszeiten in diese Kategorie.
Chancen
- Flexible Arbeitszeitmodelle geben Unternehmen wie Mitarbeitern die Freiheit, ihre Arbeit an äußere Einflüsse anzupassen. Das hält Unternehmen am Laufen, selbst wenn Schulen schließen oder Bahnfahren ein Gesundheitsrisiko darstellt
- Generell fördern flexible Modelle eine ausgeglichene Work-Life-Balance, wenn die Voraussetzungen stimmen. Diese erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter und reduziert Fehltage.
- Oft gehen mit der Wahlfreiheit auch flachen Hierarchien und mehr Selbstbestimmung einher, dadurch können Effizienz und Qualität der Arbeit steigen
- Zeitraubendes Pendeln entfällt; Büroräume und Verkehrswege werden entlastet
- War of Talents: Fachkräfte in ganz Deutschland und darüber hinaus werden zu potenziellen Mitarbeitern
Risiken
- Unternehmen brauchen ein Homeoffice-Konzept, das klare Richtlinien bietet: Welches Arbeitsmaterial darf mitgenommen werden, wie werden die geleisteten Stunden dokumentiert, wer hilft bei technischen Problemen?
- Arbeitsabläufe müssen angepasst werden. Das wird besonders dann herausfordernd, wenn ein Teil der Mitarbeiter vor Ort und ein anderer Remote arbeitet. Informationen auf einem analogen Whiteboard im Büroflur, analoges Abzeichnen von Verträgen oder das manuelle Bewegen von Waren sind Praktiken, für die es dann Ersatzlösungen braucht
- Equipment und Technologie für einen sicheren und schnellen Datenaustausch müssen vorhanden sein
- Das Führen von Mitarbeitern im Homeoffice verlangt von Managern besondere Fähigkeiten. Hier helfen Schulungen, Frust zu vermeiden
Cloud-basierte Datenerfassung und virtuelle Zusammenarbeit.
- Informationen wie Arbeitszeiterfassung, Verträge und Kalkulationen werden nicht in Papierformularen oder in lokalen Computerprogrammen erfasst, sondern in mobilen Anwendungen in der Cloud.
- Mitarbeiter treffen sich digital in der Cloud und über Video, um gemeinsam an Projekten und Dokumenten zu arbeiten.
Chancen
- Das manuelle Erfassen von Daten ist zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Digitale Datenerfassung über mobile Anwendungen läuft soweit möglich automatisiert und standardisiert ab. Das verhindert Fehleinträge und erhöht die Produktivität
- Datenverlust ist unwahrscheinlicher
- Die Daten und Informationen sind immer aktuell, von überall aus verfügbar und können so besser verwaltet und genutzt werden, das erleichtert z. B. das Homeoffice
- Die Zusammenarbeit kann reibungsloser und effizienter gestaltet werden, wie die Studie Mobility, Performance & Engagement von EIU zeigt
Risiken
- Der Aufwand kann groß sein. Die Systeme zur digitalen Datenerfassung müssen sauber eingeführt werden, damit sie alle Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen; Outsourcing ist sinnvoll
- Mitarbeiter brauchen mitunter Trainings, um die neue Technologie verstehen effizient nutzen zu können
- Datenschutz kann zur Herausforderung werden, Unternehmen müssen sich mit Cyberrisiken auseinandersetzen
Digitale Automation und autonome Steuerung durch Künstliche Intelligenz.
- Automatisierung meint generell eine Prozessoptimierung durch Technologie.
- Ein Beispiel wären Kommunikationskanäle, die von intelligenten Anwendungen wie Chatbots betreut werden.
Chancen
- Einsparung von Zeit- und Arbeitsaufwand, dadurch steigt die Agilität: Unternehmen können schneller reagieren und Prozesse anpassen, das hat sich in Corona-Zeiten bewährt
- Weniger Bearbeitungsfehler
- Kundenzufriedenheit steigt durch eine schnelle Reaktionszeit und die Lösung ihrer Anliegen
- Prozesse können ohne oder mit wenigen Mitarbeitern vor Ort weiterlaufen, Automation kann von remote überwacht werden
Risiken
- Einführung kann kostenintensiv werden, Mehrwert für kleine Unternehmen sollte vorher genau analysiert werden
- Beschäftigte müssen umfassend begleitet werden, damit sie ein geeignetes Skillset, Toolset und Mindset entwickeln und die Implementierung nicht an Widerständen scheitert
Fit für die Zukunft: mit digitaler Innovation bleiben KMU überlebensfähig.
Die Corona-Krise hat unsere Wirtschaft und Gesellschaft endgültig ins digitale Zeitalter katapultiert. Nun erleben wir in unseren eigenen Unternehmen, was Digitalisierung konkret bedeutet: Nämlich handlungsfähig und damit überlebensfähig zu bleiben, auch wenn sich Markt- und Umweltbedingungen stark ändern. In unserer schnellen, vernetzen Welt ist diese digitale Resilienz wichtiger denn je.
Corona war für viele KMU ein unüberhörbarer Startschuss. Jetzt gilt es, Ergebnisse zu evaluieren, den Kurs wo nötig zu korrigieren und den digitalen Wandel in der Arbeitswelt weiter voranzutreiben, während aber auch nach der Krise. Denn niemand weiß, ob oder wann eine nächste Welle vor der Tür steht.
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