Aller Anfang ist leicht
Schritt für Schritt zur modernen Beschaffung mit E-Procurement
Das Einkaufsmanagement in Ihrem Betrieb beschäftigt Sie schon länger, denn Sie wissen, dass es praktischere und schnellere Möglichkeiten der Beschaffung gibt? Dann haben Sie genau den richtigen Riecher: Elektronische Beschaffungsmaßnahmen sind der beste Weg, um Ihr Unternehmen für die Zukunft zu rüsten.
Das moderne Marktumfeld wird zunehmend von Flexibilität und Internationalisierung bestimmt, während operative Prozesse stets komplexer werden. Besonders für mittelständische Unternehmen ist der Aufbau eines digitalen Einkaufsprozesses ein immer wichtigerer Wettbewerbsfaktor, um sich unter diesen dynamischen Bedingungen zu behaupten. Doch viele Unternehmer sind sich nicht sicher, wo sie mit der Aktualisierung ihrer alten Prozesse am besten anfangen sollten.
Dieser Beitrag liefert Ihnen Antworten auf grundlegende Fragen zum Thema E-Procurement und zeigt Vorteile auf, die Sie ganz einfach und unkompliziert für sich umsetzen können. Um Sie beim Start in einen automatisierten Beschaffungsprozess zu unterstützen, haben wir außerdem einen konkreten Leitfaden für die Nutzung des elektronischen Einkaufs für Sie zusammengestellt.
Kommt E-Procurement überhaupt für mein Unternehmen in Frage?
Digitale Beschaffungskanäle werden schon lange von großen Firmen genutzt. Kleinere und mittelgroße Unternehmen machen für Ihre Einkäufe bisher nur wenig vom Internet Gebrauch. Hinter dem Begriff „E-Procurement“ verbergen sich jedoch eine Vielzahl von Lösungen, welche auch mittelständigen Unternehmen strategische Vorteile einbringen und das Einkaufsmanagement erheblich vereinfachen.
Manchen Unternehmern ist überdies nicht klar, ob es sich für sie lohnt, E-Procurement zu verwenden oder wie genau sie von elektronischer Beschaffung profitieren können. Ein weiterer Hinderungsgrund ist, dass die Umsetzung der Maßnahmen oft sehr praxisfern erklärt wird, was die Nutzung von digitalen Beschaffungswegen kompliziert erscheinen lässt.
Unabhängig der Größe Ihres Betriebs oder des Umfangs Ihrer Einkäufe helfen Ihnen online-basierte Lösungen dabei, Einstandspreise zu senken und Prozesskosten zu sparen – und die Implementierung ist leichter als Sie denken. Im Folgenden erfahren Sie genau, wie Sie bei der Umstellung auf den elektronischen Einkauf vorgehen sollten.
Welche Artikel kann und sollte ich per E-Procurement beschaffen?
Wenn Sie damit beginnen, das Internet in Ihrem Einkaufsmanagement einzusetzen, lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit am besten zuerst auf die C-Teile in Ihrem Betrieb. Aus welchem Grund? Bei C-Gütern handelt es sich um eine große Anzahl unterschiedlicher Artikel, z. B. Büromaterial, ergänzender Industriebedarf oder Einrichtungsgegenstände, die oft aus verschiedenen Beschaffungskanälen bezogen werden.
Der Einkauf von C-Gütern ist außerdem meist unregelmäßig und nicht strategisch – und das, obwohl C-Teile mit 80% den Großteil des eingekauften Materials darstellen. Gerade bei diesen Kaufartikeln sollten Sie also ansetzen, um durch E-Procurement versteckte Kosten und großen Zeitaufwand zu sparen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Sparpotenziale von C-Gütern in Ihrem Betrieb ausnutzen.
So geht's: In 5 Schritten die elektronische Beschaffung nutzen
Nachdem Sie identifiziert haben, welche Artikel Sie ab jetzt über das Internet einkaufen möchten, sollten Sie nun daran gehen, gezielte Maßnahmen in die Tat umzusetzen. Die folgende Checkliste unterstützt Sie beim Start in ein automatisiertes, digitales C-Teile-Management:
1. Online Plattform finden
E-Procurement-Anbieter stellen uns im Internet digitale Warenkataloge oder ganze Beschaffungsmarktplätze mit einer großen Produktpalette zur Verfügung. Auf diesen Plattformen wird das Sortiment vieler Hersteller zusammengeführt und übersichtlich präsentiert.
Dadurch können Sie nun – ohne das Installieren einer Software – auf die enorme Produktauswahl vieler Zulieferer zugreifen, müssen sich aber nur einmal mit den Lieferbedingungen oder Zusatzleistungen des E-Procurement-Dienstleisters vertraut machen.
2. Auswahl der gewünschten Produkte
Diese Bündelung der Sortimente unterschiedlicher Branchen und Marken auf einer einzigen Plattform erleichtert den direkten Vergleich verschiedener Produktausführungen und Preise. Anstelle in einer Vielzahl von Katalogen zu blättern, ziehen Sie nun alle Artikel, die Sie interessieren, mit einem Klick direkt in den Warenkorb.
Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, ein persönliches Kundenkonto anzulegen, welches Ihnen unter anderem erlaubt, Produkte auf Ihre individuelle Merkliste zu setzen und für später zu speichern.
3. Bestellung abgeben
Alle Produkte, die Sie in Ihrem Warenkorb gesammelt haben, können Sie nun per Mausklick bestellen – ohne Telefonate oder Ausfüllen von Formularen. Ihre Sammelbestellung wird dann durch den Lieferanten weiterverarbeitet und an Sie versandt.
Jegliche vorher abgegebenen Bestellungen liegen außerdem auf Ihrem persönlichen Konto vor und können jederzeit eingesehen oder erneut geordert werden.
4. Rechnung erhalten
Auch das Rechnungswesen wird vereinfacht: Anstelle von verschiedenen Abrechnungen pro Hersteller, erhalten Sie eine übersichtliche, digitale Rechnung über die bestellten Artikel. Alle Rechnungen, die Sie über Ihre E-Procurement-Plattform erhalten, können Sie jederzeit am Computer einsehen oder zum Abheften ausdrucken.
5. Anbindung an Ihr Warenwirtschaftssystem
Sie verfügen über ein unternehmenseigenes ERP-System? E-Procurement-Lösungen ermöglichen eine Verknüpfung mit Ihrem Warenwirtschaftssystem, sodass alle Artikel, die Sie per Internet geordert haben, gleichzeitig im hauseigenen ERP-System verbucht werden. Hierbei wird eine Schnittstelle (sog. Punchout) erstellt, welche dafür sorgt, dass die Daten des Online-Einkaufs automatisch in Ihr ERP-System übertragen werden.
Weitere E-Procurement-Lösungen vereinfachen Ihnen z. B. die händische Dateneingabe in den Computer durch praktische Produktscanner. Mehr Hintergrundinformationen zur Funktionsweise von Punchout, Datenaustauschformaten oder elektronischen Katalogen finden Sie hier.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den neuen Beschaffungskanal
Jede Veränderung der Abläufe in Ihrem Betrieb wird von Ihrem Team getragen. Es ist daher wichtig, die Neuerungen für alle am Einkaufsprozess beteiligten Mitarbeiter bekannt zu machen. Nachdem Sie erste Erfahrungen mit dem neuen Beschaffungsweg gesammelt haben, ist es ratsam, zentral und für alle Verantwortlichen zu definieren, welche Güter ab jetzt elektronisch eingekauft werden.
Sind verschiedene Mitarbeiter in die Beschaffung eingebunden, bieten sich Kundenkonten mit unterschiedlichen Berechtigungen an: Dabei haben einzelne Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit, eigene Warenkörbe zusammenzustellen, für das Abschicken der Bestellung sind jedoch nur Sie als Administrator berechtigt.
Wir empfehlen, die Vorgehensweise des Online-Einkaufs bei einem Team-Meeting für alle Verantwortlichen zu demonstrieren. So können sich die Mitglieder Ihres Teams von den Vorteilen der elektronischen Beschaffung aus erster Hand überzeugen und diese später selbst austesten.
Wir begleiten Sie gerne auf Ihrem Weg zur modernen Beschaffung
Sollten Ihnen noch Informationen zur Umstellung Ihres Einkaufsmanagements auf elektronische Beschaffungswege fehlen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Gerne sprechen wir auch mit Ihnen über eine individuelle Lösung für das Beschaffungsmanagement in Ihrem Betrieb.