Diese 5 Sparpotenziale verbergen sich hinter C-Gütern

C-Güter stellen mit 60 bis 80 % Mengenanteil aller Beschaffungsgüter das am häufigsten eingekaufte Material dar. Allerdings ist der Kapitaleinsatz beim Kauf von C-Gütern, im Gegensatz zu den kostenintensiven A- und B-Gütern, verhältnismäßig gering, so dass die bestellten C-Teile normalerweise nur ein geringes Einkaufsvolumen aufweisen.

Dies führt nicht selten dazu, dass Betriebe ihre C-Güter getrost in größeren Mengen auf Vorrat beziehen. Zudem wird oft nicht darauf geachtet, ob die Menge der bestellten Hilfsgüter dem eigentlichen Verbrauch entspricht, woraufhin überschüssig gelieferte Ware ohne Weiteres dem Lagerbestand zugefügt wird. Diese bedenkenlosen Vorratsbeschaffungen von C-Gütern sorgen für einen übermäßigen Lagerbestand an C-Gütern, dem die Verantwortlichen bei der regelmäßigen Lagerbestandskontrolle meist wenig Aufmerksamkeit schenken. Viele Unternehmer sind sich daher nicht im Klaren, wie viel unnötig gebundenes Kapital in Form von C-Gütern in ihren Lagervorräten schlummert.

In der Lagerhaltung verbirgt sich also das erste Sparpotenzial von C-Gütern: Gestalten Sie die Beschaffung und Lagerung von C-Teilen in Ihrem Betrieb effizient und punktgenau. Indem Sie den Umfang der bestellten Hilfsgüter an den effektiven Verbrauch Ihres Unternehmens anpassen, senken Sie den Bestandswert der gelagerten C-Güter, womit Sie unnötige Lagerkosten sparen. Nicht zuletzt können Sie so die betriebliche Wertschöpfungskette verbessern.

Besonders die vermeintlich „billigen“ C-Güter werden in vielen Unternehmen eigenständig von den jeweiligen Mitarbeitern eingekauft. Auch wenn dies als eine praxisnahe Regelung erscheint, da jede Abteilung am besten den eigenen Bedarf einschätzen kann, fügt das Einkaufen von Materialien außerhalb der standardisierten Beschaffungswege Ihrem Unternehmen finanziellen Schaden zu.

Durch das sogenannte „Maverick Buying“, also die Beschaffungen am offiziellen Einkaufsmanagement vorbei, versickern nicht selten wertvolle Ressourcen im Sand, denn beim selbstständigen Einkaufen fehlt den einzelnen Mitarbeitern meist das Wissen über die regulären Einkaufsprozesse. Die Mitarbeiter nehmen also bereits ausgehandelte Preisvorteile nicht wahr, stellen Preisvergleiche nicht oder nur unzureichend an und zudem verbringen sie wertvolle Arbeitszeit mit den nicht abgestimmten Einkäufen.

Als Konsequenz ergeben sich für Ihr Unternehmen bei jedem unkontrolliertem Einkaufsvorgang hohe Kosten, welche Sie durch ein geregeltes Einkaufsmanagement verhindern können. Oftmals genügen schon einfache organisatorische Maßnahmen, um die Kontrolle über die Einkäufe von C-Gütern zurückzugewinnen: Sorgen Sie dafür, dass der Bedarf an Nachschub von C-Gütern zentral aufgenommen wird und geben Sie die gesammelten Bestellungen in standardisierter Form ab. Dies verringert die unnötigen Ausgaben durch willkürliche Einkäufe, wodurch Sie effektiv Materialkosten sparen.

Kaum ein Arbeitsmittel tritt wohl in so andersartiger Gestalt auf wie das C-Gut: Verpackungsmaterialien, Bürostühle, Schutzbrillen oder Hygieneartikel. Die diversen C-Teile werden daher meist bei verschiedenen Zulieferern bestellt, womit die Dokumentation der Einkäufe sehr schnell zu einer zeitraubenden und komplexen Angelegenheit wird. Nicht zuletzt ist die Aufzeichnung der verschiedenen Bestellabläufe durch die große Menge an Papierkram oft nicht einheitlich und bei Revision der Einkäufe nur schwer nachvollziehbar.

Ein weiteres Sparpotenzial des C-Teile-Managements befindet sich daher in der Transparenz der Einkaufsvorgänge: Aktualisieren Sie Ihr Beschaffungsmanagement, indem Sie die einzelnen Beschaffungsvorgänge elektronisch aufzeichnen. Auf diese Weise verkürzen Sie nicht nur die Bestellzeiten, da durch die elektronische Abbildung des gesamten Einkaufs die zeitraubende manuelle Erfassung aller Informationen überflüssig wird, sondern Sie verbessern auch den Zahlungsverkehr, welcher besser kontrolliert und überprüft werden kann. Durch die elektronische Erfassung sind alle Informationen über Ihre Einkaufsvorgänge schnell zugänglich und vergleichbar, was Ihnen zu einer effektiven Zeitersparnis verhilft.

Hohe Prozesskosten sind eine weitere Problematik, welche sich durch den unverhältnismäßigen administrativen Aufwand bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Zulieferern ergibt: Jeder Hersteller gestaltet die Bestellformulare, Kontaktaufnahme, Lieferzeiten und Rechnungen unterschiedlich, was den Einkaufsprozess zu einer bürokratischen Herausforderung macht. Wenn es um die geringwertigen C-Güter geht, übersteigen die anfallenden Kosten pro Einkauf oft sogar den effektiven Wert der bestellten Materialien.

Eine deutliche Optimierung des Einkaufsmanagements erreichen Sie, wenn Sie zentrale Beschaffungsmarktplätze nutzen. Hier können Sie eine große Zahl verschiedener C-Güter branchenübergreifend aus dem Sortiment vieler Hersteller auswählen und über eine Plattform gebündelt bestellen. Auf diese Weise reduzieren Sie den Aufwand bei der Bestellung der unterschiedlichen C-Artikel und sparen wichtige Prozesskosten.

Die meisten C-Güter müssen mit hoher Regelmäßigkeit bestellt werden und sind außerdem für einen geregelten Geschäftsablauf unentbehrlich. Besonders wenn es um die vielschichtigen Beschaffungswege von C-Gütern geht, bietet es sich also an, das Einkaufsmanagement zu Gunsten der Entlastung Ihrer Mitarbeiter effizienter zu gestalten.

Ein weiteres Qualitäts- und Sparpotenzial von C-Gütern liegt daher in der Wahrnehmung von internetbasierten und automatisierten Beschaffungsmöglichkeiten, zum Beispiel dem E-Procurement. Die vollständige Vernetzung des Kunden mit dem Anbieter und gleichzeitig Lieferanten dieser modernen Systeme erlauben ein problemloses und leicht nachvollziehbares Tätigen aller nötigen Einkäufe in Ihrem Betrieb.

Ihr Unternehmen erhält online Zugang zu einem kundenspezifischen Sach- und Materialkonto, über welches Sie jeglichen Bedarf an C-Gütern per elektronischer Bestellung beziehen können. Nach dem Einloggen in das E-Procurement-System haben Sie die Möglichkeit online aus einem einheitlichen und geprüften Katalog zu verhandelten Konditionen auszuwählen. Bei jedem Einkauf stellen Sie im Warenkorb die benötigten Artikel zusammen, woraufhin alle Daten automatisiert übertragen werden und eine übersichtliche elektronische Rechnung erstellt wird.

Automatisierte und internetbasierte Möglichkeiten von E-Procurement-Systemen helfen Ihnen dabei, den Aufwand pro getätigten Einkauf durch elektronische Bestellabwicklung zu verringern, womit Sie in Ihrem Unternehmen effektiv Zeit und Kosten einsparen.