Weniger ist mehr

In drei Schritten zur perfekten PowerPoint-Präsentation

2021/09/05

Täglich werden 30 Millionen PowerPoint-Präsentationen erstellt. Diese hohe Zahl spiegelt jedoch nicht unbedingt die Qualität der Vorträge wider. Sie kennen die folgende Situation bestimmt auch: Ein Kollege präsentiert ein komplexes Thema und zeigt eine Folie nach der anderen. Diese sind vollgepackt mit Texten, Bullet-Point-Listen und Grafiken.

Kurzum: Der Redner sowie der Inhalt gehen neben den überfüllten Folien förmlich unter. Früher oder später werden so aus Zuhörern Leser; damit verlagert sich auch die Aufmerksamkeit weg vom Redner hin auf die Folien. Genau hier liegt eines der Hauptprobleme im Umgang mit PowerPoint & Co. Denn für Multitasking ist das menschliche Gehirn einfach nicht ausgelegt. Während die Zuhörer lesen und der Redner spricht, verschiebt sich der Präsentationsfluss, denn Lesen funktioniert schneller als Erklären. Das Resultat: Der Vortragende und sein Publikum sind nicht mehr synchron.

Spätestens jetzt ist klar, dass es nicht genügt, ein Experte auf einem bestimmten Gebiet zu sein – es kommt auch auf die Präsentation des Themas an. Und wie die Ihnen gelingt, erfahren Sie hier.

Umfang der Präsentation

Die 10-20-30-Regel

Weniger ist mehr! Der US-amerikanische Marketing-Spezialist Guy Kawasaki, entwickelte die 10-20-30-Regel ganz nach dem Prinzip „Keep it simple“: Demnach soll ein guter PowerPoint-Vortrag nicht mehr als 10 Folien umfassen, nicht länger als 20 Minuten dauern und die Schriftgröße nicht kleiner als 30-Punkt sein.

Zehn sei die optimale Anzahl an Folien für PowerPoint-Präsentation, da ein Mensch nicht mehr als zehn neue Konzepte innerhalb eines Meetings aufnehmen könne. Präsentieren Sie Ihren Inhalt also auf zehn Slides – idealerweise innerhalb von 20 Minuten. Bemühen Sie sich, keine kleinere Schriftgröße als 30-Punkt zu verwenden, damit eine gute Lesbarkeit gewährleistet ist. Einer der häufigsten Fehler in Bezug auf die Foliengestaltung sind zu kleine Schriftgrößen, was oft zu übermäßig viel Text pro Folie führt: Ihre Präsentation wird besser, wenn Sie nur die wichtigsten Punkte verschriftlichen und diese dann in eigenen Worten erklären. Überschriften dürfen gerne über 40-Punkt groß sein.

Wählen Sie die Schrift mit Bedacht!

Je nach firmeninternen Vorgaben und dem Corporate Design Ihres Unternehmens haben Sie mehr oder weniger Spielraum bei der Schriftauswahl. Schriftarten senden subtile Nachrichten an den Leser, weshalb Sie sich bewusst für eine passende Schrift entscheiden sollten. Microsoft empfiehlt für PowerPoint-Präsentationen serifenlose Schriftarten, die für Zuschauer einfach zu lesen sind, hierzu zählen Arial und Helvetica. Die beiden Fonts gehören zu den gängigen Standardschriftarten und haben den Vorteil von jedem Rechner abspielbar zu sein. Vermeiden Sie hingegen Schriften mit Serifen, wie Times, oder zu enge Schriftarten, wie Arial Narrow.

Abwechslungsreich wirken Präsentationen die zwei verschiedene Schriftarten kombinieren: Wählen Sie beispielsweise eine Schriftart für Ihre Überschriften und eine für Ihre Folientexte bzw. Bullet Points. Aber Vorsicht: Benutzen Sie auch wirklich nur maximal zwei verschiedene Schriftarten, sonst werden Ihre Folien schnell unübersichtlich.

Grafiken und Farben

Auf die Optik kommt es an

Professionelle Templates sind das A und O einer gelungen PowerPoint-Präsentation: Durch saubere Layouts kommt der Inhalt Ihrer Präsentation bestmöglich zur Geltung. Achten Sie darauf, dezente und einheitliche Folien-Hintergründe zu verwenden, damit die Optik nicht vom Inhalt ablenkt. Haben Sie ein Auge darauf, ob Sie genügend Kontrast zwischen Hintergrund- und Textfarbe gewählt haben, um eine gute Lesbarkeit zu gewährleisten.

Sie müssen kein Experte der Farbentheorie sein, jedoch sollten Sie ein paar Faustregeln im Hinterkopf behalten

  • Verwenden Sie tendenziell kühlere Farben für den Folienhintergrund und wärmere Farben für Texte und Objekte im Vordergrund.
  • Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen Farben aus einer Farbfamilie zu wählen, beispielsweise Hell- und Dunkelblau.
  • Die Farbe Blau strahlt Professionalität aus und ist deshalb im Business-Umfeld besonders geeignet. Blau passt nicht nur optimal zu Grautönen, es lässt sich auch gut mit Signalfarben, wie Rot oder Orange, kombinieren.

Im Allgemeinen helfen Visualisierungen, seien es Bilder, Videos oder Diagramme, die Einseitigkeit von reinem Text auf den Folien aufzubrechen. Denn einer Studie zufolge ist das menschliche Gehirn in der Lage, Grafiken um bis zu 60.000 Mal schneller als Text zu verarbeiten. Mit Abbildungen lassen sich dementsprechend komplexe Sachverhalte vereinfachen. Darüber hinaus wird Abwechslung erzeugt, was die Erinnerungsfähigkeit der Zuschauer unterstützt. Durch Visualisierungen wird nicht nur Aufmerksamkeit erzeugt; Sie schaffen damit auch Raum für Emotionen in Ihrer Präsentation.

Die Präsentations-Profis von TED empfehlen, Bilder vor allem metaphorisch einzusetzen, so könnte bspw. ein sinkendes Schiff einen drohenden Misserfolg darstellen. Hingegen sind Klischee-Bilder mit einem Handschlag oder einer Zielscheibe heutzutage so inflationär geworden, dass sie bei Ihrem Publikum wie ein Déjà-vu-Erlebnis wirken. Also seien Sie originell!

Der erste Eindruck ist entscheidend

"Gut begonnen, ist halb gewonnen", sagte bereits Aristoteles und das gilt auch heute noch, beispielsweise für Ihre PowerPoint-Präsentation. Den Einstieg in Ihren Vortrag sollten Sie sorgfältig planen, denn schon in wenigen Sekunden entscheidet Ihr Publikum, ob es Ihre Präsentation interessant und Sie als Vortragenden sympathisch findet. Dieser erste Eindruck ist im Verlauf Ihrer Präsentation nur noch schwer zu korrigieren. Aller Anfang ist schwer, das wissen auch wir, deswegen haben wir Ihnen im Folgenden einige Tipps für einen gelungenen Einstieg zusammengefasst:

  • Mit spannenden Fragen binden Sie Ihre Zuhörer von Anfang an mit ein: Stellen Sie rhetorische oder gar provokante Fragen, um Interesse zu wecken. Alternativ können Sie auch eine kurze Quizfrage stellen, um eine Interaktion mit dem Publikum aufzubauen.
  • Ebenfalls sehr wirkungsvoll sind Versprechungen wie "Am Ende dieser Präsentation werden Sie […]" – diese sollten Sie natürlich am Ende des Vortrages wieder aufgreifen.
  • Mit Redewendungen und Weisheiten anderer Länder animieren Sie zum Blick über den Tellerrand. Wie wäre es mit einem Sprichwort, das zum Nachdenken oder Schmunzeln anregt?
  • Greifen Sie aktuelle Ereignisse auf: Nehmen Sie Bezug zu dem Thema Ihres Vortrages. Als mögliche Quellen bieten sich neben den klassischen Nachrichten natürlich auch Social-Media-Kanäle von Unternehmen an.

Ein wirkungsvolles Video zum Einstieg erzeugt Stimmung und schafft Atmosphäre. Es sollte jedoch nicht länger als drei bis vier Minuten dauern, damit die Aufmerksamkeit des Publikums nicht abdriftet.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit obigen Tipps und Tricks ein paar wertvolle Ratschläge mit auf den Weg gegeben haben. Denn bei Präsentationen mit digitalen Hilfsmitteln wird häufig vergessen, dass nicht die Folien, sondern der Redner im Mittelpunkt steht.

In einigen Situationen eignen sich analoge Präsentationsmedien sogar noch besser. Zum Beispiel bei Vorträgen in kleinen Räumen und in Gruppen mit wenigen Zuhörern.

Mit unserem umfangreichen Sortiment an Materialien wie Projektionswagen, Leinwänden und passendem Zubehör wird auch Ihre Präsentation zum Erfolg! Gerne stehen wir Ihnen auch bei all Ihren Belangen rund um die Themen Präsentieren und Moderieren zur Seite.

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