Effizienter arbeiten, besser kommunizieren
Kollaborationstools machen's möglich!
Coworking Space, Homeoffice und New Work. All diese Megatrends haben eines gemeinsam: Sie sind Folgen des digitalen Fortschritts, der unsere Arbeitswelt verändert. Der Arbeitsplatz der Zukunft ist geprägt von selbstbestimmten Arbeitszeiten, flachen Hierarchien und der Nutzung neuer Technologien. In vielen Unternehmen steht die standortübergreifende Vernetzung von Geschäftsbereichen bereits an der Tagesordnung, während räumliche Distanz stetig an Bedeutung verliert.
Die Digitalisierung eröffnet uns immer bessere Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit – sie fordert von uns jedoch auch mehr Flexibilität, Kreativität und Teamfähigkeit. Um auf die Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 zu reagieren, bemühen sich viele Unternehmen zunehmend um die Anwendung kollaborativer Arbeitstechniken in ihren Abteilungen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was Kollaboration genau bedeutet, welche Vorteile Sie von Kollaborationstools erwarten können, in welchen Arbeitsbereichen Kollaborationstools sinnvoll sind und wie Sie Ihre Mitarbeiter auf neue Programme vorbereiten.
Was ist kollaboratives Arbeiten?
Kollaboration wird oftmals mit Teamwork gleichgesetzt. Kollaboratives Arbeiten meint jedoch eine andere Art der Zusammenarbeit:
Teamwork bedeutet, mehrere Personen arbeiten parallel und in Absprache mit den anderen Teammitgliedern an einem gemeinsamen Arbeitsauftrag. Jeder ist dabei für eine andere Aufgabe verantwortlich. Ein Teamleiter übernimmt die Koordination der Zusammenarbeit und sorgt für den reibungslosen Ablauf. Am besten lässt sich dieses Konzept am Beispiel eines Fußballteams mit seinem Trainer als Gruppenleiter veranschaulichen.
Auch bei Kollaboration erfüllt die Gruppe einen gemeinsamen Arbeitsauftrag. Ein Gruppenleiter ist jedoch bei kollaborativen Projekten idealerweise nicht nötig. Die Grenzen zwischen „deinem Job“ und „meinem Job“ werden bei Kollaboration weniger scharf gezogen. Alle Beteiligten fühlen sich für den Erfolg jedes einzelnen Arbeitsschrittes gleichermaßen verantwortlich. Digitale Programme spielen bei der Umsetzung von Kollaboration am Arbeitsplatz eine immer größere Rolle.
Verschiedene Kollaborationstools ermöglichen es einem Team, effizienter und erfolgreicher zu arbeiten. Im Folgenden erfahren Sie, wofür Sie die Softwares in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
Wo können Kollaborationstools konkret eingesetzt werden?
In folgenden Arbeitsbereichen bietet es sich an, kollaboratives Arbeiten einzusetzen:
Bearbeiten und Teilen von Dokumenten
Einer der größten Vorteile von Kollaborationssoftwares ist der einfache Zugriff auf Tabellen und andere Daten. Das Dokument wird online hinterlegt und Sie legen fest, wer es einsehen oder bearbeiten darf. Wichtige Daten sind so jederzeit griffbereit, Dateien müssen nicht per E-Mail hin und her gesendet werden und Sie stellen sicher, dass alle Beteiligten stets an der aktuellen Version des Dokuments arbeiten.
Kommunikation
Online-Programme ermöglichen es, effizienter zu kommunizieren. Anstelle von E-Mails nutzen Sie Apps zur Echtzeit-Kommunikation, die wie ein Chat funktionieren. Sie sehen auf einen Blick, wer gerade verfügbar ist: Kurze Rückfragen oder unklare Sachverhalte können auf diese Weise schneller geklärt werden. Die meisten Tools bieten auch Video-Calls mit einer oder mehreren Personen an.
Management
Projekte lassen sich mit digitalen Tools optimal koordinieren. Sie helfen dabei, unterschiedliche Arbeitsschritte oder -prozesse zu visualisieren, Rollen oder Verantwortlichkeiten zu verteilen sowie Zwischenziele und Deadlines festzulegen. Alle Beteiligten sind auf diese Weise stets über den Entwicklungsstand und die Zeitplanung des Projekts informiert.
Kalender und Arbeitspläne
Wer ist wann auf Dienstreise? Wer ist um welche Uhrzeit in einem Meeting? Digitale Kalender, in die alle Mitarbeiter ihre Termine eintragen, helfen dabei, den Überblick zu behalten. Bei der nächsten Teamsitzung müssen Sie nur ein Event erstellen, die Teilnehmer hinzufügen und schon werden die Teilnehmer automatisch informiert. Besonders für Teams, die gelegentlich im Homeoffice arbeiten, bieten sich zentral verwaltete Kalender-Apps an: So weiß jeder wann und wer im Büro anzutreffen ist.
Ideensammlung
Mithilfe von digitalen Programmen können die Mitarbeiter online auf Mindmaps oder Brainstorming-Übersichten zugreifen und jederzeit eigene Vorschläge hinzufügen. Auf diese Weise sind alle am Kreativprozess beteiligt. Auch analoge Arbeitsmittel wie Whiteboards oder Flipcharts eignen sich optimal für kollaborative Techniken im Büro. Der Vorteil von Online-Hilfsmitteln gegenüber Haftzetteln oder Tafelbildern ist aber: Digitale Mindmaps können gespeichert und jederzeit aufgerufen oder weiterentwickelt werden.
Welche Chancen bieten kollaborative Programme für Ihr Unternehmen?
Die oben genannten digitalen Lösungen klingen innovativ und praktisch – Ihnen ist jedoch noch nicht ganz klar, welche konkreten Vorteile kollaboratives Arbeiten gegenüber den herkömmlichen Abläufen bietet?
Wir erklären Ihnen im Folgenden, wie Sie mit Kollaboration oft bessere Ergebnisse erzielen können:
1. Effizienter arbeiten
Was passiert, wenn nicht jeder im Team über den letzten Stand der Dinge informiert ist? Meistens entsteht dadurch doppelte Arbeit, wodurch Zeit und Ressourcen verloren gehen. Durch Kollaborationstools zeichnet sich der Verlauf eines Projekts deutlicher ab, aktuelle Dokumente liegen jedem Beteiligten jederzeit vor und Zuständigkeiten lassen sich einfach festlegen.
2. Besser kommunizieren
Wer hat wem, was am Telefon mitgeteilt und wer sollte noch mal in den E-Mail-Verteiler mit aufgenommen werden? Die Kommunikation über kollaborative Programme ist gezielter, schneller und besser zu dokumentieren.
3. Leichter lernen
Die Managerin trägt eine andere Sichtweise zu einer Aufgabenstellung bei als der Informatiker oder das Marketingteam – jede Fachrichtung ist jedoch entscheidend für den Erfolg eines Projekts. In der Praxis kann es allerdings schwierig werden, alle Mitarbeiter an einen Tisch zu bekommen. Kollaboration vereinfacht die Beteiligung verschiedener Experten an Projektmanagement, Produktentwicklung oder Brainstorming, da der Austausch unabhängig von Zeit und Ort stattfinden kann.
4. Erfolgreicher arbeiten
Nicht nur firmenintern können Sie durch Kollaboration wichtige Meinungen einholen: Auch die Partizipation Ihres Kunden ist möglich! Diese Mitwirkung sichert Ihnen mehr Zufriedenheit, eine höhere Bindung und ein besseres Endergebnis Ihrer Arbeit.
Wie Sie Mitarbeiter zur Anwendung kollaborativer Arbeitsmethoden motivieren
Nicht jedes Teammitglied wird von den organisatorischen Neuerungen begeistert sein. Gerade bei einer Durchmischung von älteren und jungen Mitarbeitern tritt häufig ein Generationenkonflikt auf. In der Regel sind junge Arbeitnehmer eher offen für Apps und andere digitale Lösungen, während älteren Beschäftigten die Umstellung oft schwerer fällt.
Mögen die bisherigen Kommunikationswege und Arbeitsmittel im Gegensatz zu den neuen auch weniger effizient sein – vielen Mitarbeitern erscheinen die unbekannten Programme oft trotzdem komplizierter und aufwendiger als die gewohnten Abläufe.
Folgendes sollten Sie daher bei der Umstellung auf neue, kollaborative Arbeitsprozesse beachten:
- Evaluieren Sie, in welchen Arbeitsbereichen es für Ihren Betrieb oder Ihre Abteilung sinnvoll wäre, Kollaboration einzusetzen. Kommt mehr als ein Tool in Frage, stellen Sie einen Prozess nach dem anderen um und nicht alle auf einmal. So haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich Schritt für Schritt an die Neuerungen zu gewöhnen.
- Vor der Einführung eines neuen Programms sollten Sie Ihrem Team dessen Funktionen und Vorteile in einer Sitzung demonstrieren.
- Sorgen Sie für geeignete technische Voraussetzungen in Ihrem Betrieb: Schnelles und gut funktionierendes WLAN ist besonders wichtig.
- Verwenden Sie Tools, die schon einige Zeit auf dem Markt sind z. B. Slack, Trello, Dropbox oder Produkte von Google. Bewährte Software-Programme sind in der Regel sehr benutzerfreundlich und die Wahrscheinlichkeit für technische Probleme ist geringer.
- Ihnen erscheint ein bestimmtes Programm eine gute Lösung, Ihre Mitarbeiter haben jedoch noch Zweifel? Ziehen Sie einen Test-Zeitraum in Erwägung. Nach der Probezeit kann Ihr Team in einer Feedback-Runde seine Erfahrungen mit dem neuen Arbeitsablauf teilen und gemeinsam mit Ihnen über die Umstellung entscheiden.
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