Arbeitsumfeld und Produktivität
3 bewährte Strategien zur Arbeitsplatzorganisation und Produktivitätssteigerung
Unproduktives Arbeiten hat viele Gesichter: In Meetings zeigt sich das Team unmotiviert, einige Mitarbeiter fehlen auffallend häufig oder die Qualität der Arbeit lässt generell zu wünschen übrig. Diese Liste könnte beliebig weitergeführt werden, und sicherlich haben Sie auch das eine oder andere Beispiel aus Ihrem Betrieb parat.
Als Gegenmaßnahme werden einem allzu oft generelle Ansätze wie „Setzen Sie auf Partizipation!“ oder „Verbessern Sie die Kommunikation!“ angeboten. Doch wie lassen sich daraus konkrete und praktikable Strategien zur Produktivitätssteigerung ableiten?
Um diese Frage zu beantworten, ist es notwendig, einen näheren Blick auf die Faktoren zu werfen, welche die Produktivität der Mitarbeiter Ihres Betriebs maßgeblich beeinflussen:
Der Arbeitsplatz
Die Gestaltung und Qualität des physischen Arbeitsumfeldes können die Produktivität Ihres Teams senken oder steigern.
Die Arbeitsabläufe
Optimierte Workflows in Ihrem Unternehmen steigern die Effizienz, sorgen für höhere Transparenz und erleichtern die Zusammenarbeit in Ihrem Team – kurzum, die Produktivität wird gefördert.
Die Arbeitsatmosphäre
Eine gute Unternehmenskultur wirkt sich auf die Mentalität Ihrer Mitarbeiter sowie deren Umgang miteinander aus und schlägt sich in der Qualität und der Produktivität der Arbeit in Ihrem Betrieb nieder.
Positive Veränderungen in den genannten Bereichen helfen Ihnen dabei, das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen, die Effizienz Ihres Teams zu steigern und letztlich auch Fehltage zu reduzieren. Für jedes Feld finden Sie in diesem Beitrag eine Strategie mit konkreten Verbesserungsvorschlägen, die Sie dabei unterstützen, neue Maßnahmen der Produktivitätssteigerung umzusetzen oder die vorhandenen Ansätze in Ihrem Betrieb auszubauen.
1. Ein produktivitätsförderndes und angenehmes Arbeitsumfeld
Beginnen wir mit dem Grundlegenden: die Beschaffenheit des direkten räumlichen Umfelds Ihrer Mitarbeiter. Welche Auswirkungen haben Faktoren wie Lärm, Licht oder Luftqualität auf die Produktivität Ihres Teams? Lädt die Ausstattung Ihrer Räumlichkeiten dazu ein, kreativ und produktiv zu sein?
- Sehr dunkle Lichtverhältnisse, schlechte Luft und hohe Temperaturen im Arbeitsbereich oder Lärmbelastung durch Produktions- oder Lagerräume können nicht nur störend, sondern in manchen Fällen sogar gesundheitsschädlich sein.
Am besten hören Sie sich direkt bei den Mitarbeitern um, welche Bedingungen diese als belastend empfinden. Auch scheinbar unmerkliche Geräusche, wie häufiges Klingeln von Telefonen oder Handys kann auf Dauer stark ablenken und sich negativ auf die Produktivität auswirken. - Eine offene Struktur des Arbeitsbereichs mit Gruppenarbeitstischen fördert die Kreativität und Produktivität. Sie möchten oder können keine komplette Umgestaltung Ihres Büros vornehmen?
Ziehen Sie in Betracht, zum Beispiel einen Raum speziell für interaktive Methoden der Entscheidungsfindung oder Ideenentwicklung mit analogen Präsentationsmitteln und bequemen Sitzmöbeln auszustatten. - Nehmen Sie die Sauberkeit und Ordnung der Räumlichkeiten in Augenschein: Ein klar strukturierter und aufgeräumter Arbeitsplatz ohne herumliegende Aktenordner, gestapelte Kartons oder Krümel auf der Tastatur unterstützt Ihre Mitarbeiter dabei, sich besser zu konzentriere
2. Effiziente und entlastende Arbeitsprozesse
Auch organisatorische Abläufe in Ihrem Betrieb beeinflussen die Leistungsstärke Ihrer Mitarbeiter: Je klarer und strukturierter die Arbeitsprozesse vonstattengehen, desto effizienter und produktiver kann auch Ihr Team arbeiten.
- Verbessern Sie die Workflows in Ihrem Unternehmen: Einheitliche Ordnerstrukturen erleichtern abteilungsübergreifend die Suche nach Dokumenten, standardisierte Formulare und Freigabeprozesse sorgen für einen reibungslosen und schnellen täglichen Ablauf.
- Viele Aufgaben des Einkaufsmanagements oder Rechnungswesens lassen sich durch die Verwendung von Online-Tools und automatisierten Lösungen, wie zum Beispiel elektronischer Beschaffung, vereinfachen. So sparen Sie Zeit, Ressourcen und entlasten Ihre Mitarbeiter.
- Vereinfachen Sie zudem Unterweisungen, die sich wiederholen und jedes Mal viel Zeit kosten: Leitfäden oder standardisierte Trainingsprogramme bieten sich etwa für die Einarbeitung von Betriebsneulingen oder für Sicherheitsunterweisungen an.
3. Eine positive und offene Unternehmenskultur
Produktivität, Engagement und Motivation sind Themen, die eng beieinander liegen und sich zudem gegenseitig bedingen. Unser letzter Bereich „Arbeitsatmosphäre“ ist daher wohl das komplexeste Thema und gleichzeitig eines der wichtigsten, um eine Produktivitätssteigerung zu erreichen.
- Eine ausgeglichene Work-Life-Balance und Mitspracherecht bei der Festlegung der Arbeitszeiten steigern die Motivation und somit die Produktivität. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten flexibel zu gestalten.
Bieten Sie für manche Tage Homeoffice an oder räumen Sie dem Team mehr Freiraum bezüglich der Mittagspausen ein: Wem es beispielsweise besser passt, die Pause an einem Tag der Woche etwas zu verlängern, kommt am nächsten Tag dafür früher. - Gute Kommunikation ist ein sehr umfangreiches Thema. Als grundsätzliche Tipps möchten wir Ihnen an dieser Stelle Folgendes raten: Schaffen Sie regelmäßig Zeit und Raum dafür, auch über scheinbar „unwichtige“ Themen des Büroalltags zu sprechen, um den Austausch zu fördern.
Achten Sie in Meetings auf positive Kommunikation: weg von Schuldzuweisungen und dem Aufwärmen alter Probleme aus der Vergangenheit – hin zu konstruktiven Verbesserungsvorschlägen mit Blick auf die Zukunft. - Die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter beschränkt sich nicht nur auf die oben erwähnten physische Faktoren, sondern bezieht sich auch auf mentale Aspekte wie das Stresslevel. Der knifflige Part: Sowohl zu viel als auch zu wenig Stress kann die Produktivität einer Person senken. Für diesen Teil sollten Sie also Ihr Team sehr gut kennen: Wer macht seit Langem dieselben Aufgaben und bräuchte mal einen kleinen Motivationsschub durch eine kürzere Deadline? Wer ist noch relativ neu im Gebiet, muss noch viel lernen und benötigt eher ein wenig Entlastung?
Bleiben Sie am Ball: Produktivitätssteigerung ist ein anhaltender Prozess
Gute Mitarbeiter-Einbindung, effiziente Arbeitsplatzorganisation und Erhöhung der Produktivität sind Themen, deren Umsetzung oft nur langsam vonstattengeht. Lassen Sie sich von der Fülle der möglichen (und oftmals notwendigen) Maßnahmen nicht entmutigen.
Wählen Sie am besten zuerst die Ziele aus, die sich am einfachsten realisieren lassen. Legen Sie anschließend Deadlines für schwierigere Bereiche fest und überlegen Sie, welche kurzfristigen Maßnahmen Sie Schritt für Schritt umsetzen wollen, um komplexere Ziele langfristig zu erreichen.
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