Das agile Büro: Wie Sie bessere Entscheidungen für eine erfolgreiche Zukunft treffen
Ob im Lager, in der Herstellung und Entwicklung oder im Kundenmanagement: Noch nie war es so wichtig, schnell zu den richtigen Entscheidungen zu kommen. Wenn Sie Meetings, Abläufe und Ihre Betriebseinrichtung nach dem Prinzip Agile Work ausrichten, liegen Sie im Rennen um Kunden, Innovationen und die Zukunftsfähigkeit weit vorn.
Die Unsicherheit als Gestaltungsprinzip: Wozu brauche ich ein agiles Büro?
Agile Work und Begriffe wie Scrum sind in aller Munde. Denn die fortschreitende Digitalisierung stellt altbekannte Arbeitsweisen und Unternehmensstrukturen auf den Kopf – in jeder Branche, in jeder Betriebsform.
Wo früher lange Projektzeiten, planbare Geschäftsjahre und klar abgegrenzte Ablaufeinheiten das Bild bestimmten, muss sich die Unternehmenswelt heute mit Unsicherheit, immer kürzeren Entwicklungs- und Produktzyklen, höheren Stakeholder-Anforderungen und der allzeitigen Kommunikation und Gleichzeitigkeit der digitalen Wirtschaft auseinandersetzen.
Unter diesen Voraussetzungen sind traditionelle Projekt- und Arbeitsabläufe kaum noch erfolgversprechend. Die Software-Industrie hat dies zuerst erkannt und mit Scrum eine agile Produktentwicklung formuliert, die als Blaupause für jede Unternehmensstruktur und alle Projektabläufe auf breiter Fläche übernommen wurde.
Agile Unternehmen zeichnen sich durch ein Höchstmaß an Flexibilität und ein Denken in Netzwerken aus:
- Mehrere Projektschritte werden in (Teil-)Teams parallel bearbeitet und die Ablaufplanung beständig angepasst
- Projektmitglieder in interdisziplinären Teams nehmen unterschiedliche Rollen ein und können Aufgaben flexibel übernehmen
- Dank (inhaltlich und zeitlich) klar definierter Teilaufgaben mit dennoch ergebnisoffenen Inhalten wird der Zeitaufwand für Projekte und Aufgaben minimiert und gleichzeitig die Ergebnisqualität erhöht
- Änderungen, Unvorhergesehenes oder neue Inputs werden antizipiert und flexibel sowie transparent beantwortet
- Eine beständige Kommunikation mit allen Beteiligten und den Kunden verhindert Fehlentwicklungen oder falsche Annahmen
Für all diese Eigenschaften sind traditionelle Bürostrukturen mit festen Arbeitsplätzen, Einzelbüros und einer vorsintflutlichen Präsentationstechnik denkbar ungeeignet. Denn nur, wenn alle Prozessbeteiligten stets bestens informiert sind, können die einzelnen Faktoren des agilen Unternehmens ineinandergreifen. Schon deshalb muss das agile Büro Gestaltungselemente besitzen, die Scrum- und Agile-Prinzipien fördern:
- Offene und flexible Raumplanung zur Zusammenstellung von Projektteams und schneller Kommunikation
- Visualisierungs- und Präsentationshilfen an jedem Meeting-Point
- Unterschiedliche Meeting-Points für formelle und informelle Kommunikation (Konferenzraum vs. Theke)
- Unterschiedliche Arbeitsplatzangebote (Schreibtisch, Lounge, Steharbeitsplatz) für verschiedene Arbeitsschritte
- Optimale Verbindung von analogen und digitalen Visualisierungs- und Präsentationshilfen
Scrum im agilen Büro: Weniger Meetings, mehr Ergebnisse
Der Erfolg des Scrum-Konzepts beruht auf der Erkenntnis, dass erfolgreiche Projektergebnisse nicht von Anfang an fest geplant werden können. Vielmehr wird eine Vision vom Ergebnis entwickelt, das auf der konsequenten Analyse von Kundenbedürfnissen beruht.
Diese Vision, die sich in einer übergeordneten Planung (dem sogenannten Product Backlog) niederschlägt, wird durch Zwischenergebnisse und Detailüberlegungen bzw. Projektschritte (Sprint Backlog) im Laufe der Entwicklung immer wieder neu an die tatsächlichen Gegebenheiten angepasst.
Mit anderen Worten: hochkomplexe Projekte werden zwar nicht weniger komplex, aber durch Zerlegung in Teilschritte, klare Rollenzuweisungen und die richtigen Dokumentations- und Visualisierungstechniken greif- und umsetzbar.
Ein Kernelement von Scrum sind vier Ereignisse genannte Meetings, in denen die Mitglieder des Scrum-Teams ihre Arbeit und ihre Ergebnisse mit den Kollegen und anderen wichtigen Beteiligten teilen. Das Besondere an diesen Meetings ist ihre hochgradige Formalisierung:
- Jedes Ereignis hat ein genaues Thema und dementsprechend genau festgelegte Inhalte
- Jedes Ereignis konzentriert sich ausschließlich auf dieses Thema
- Jedes Ereignis hat eine zwingende Zeitvorgabe, die nicht überschritten wird
- Jedes Ereignis ist fest in den Projektablaufplan integriert
So einfach diese Regeln klingen, so revolutionär sind sie doch gegenüber der typischen Meeting-Kultur. Gerade in der Anfangsphase auf dem Weg zur agilen Organisation braucht es deswegen einen starken Moderator und Coach, der den Übergang lenkt. Im Scrum wird diese Rolle Scrum Master genannt.
Er ist nicht nur für den reibungslosen Ablauf verantwortlich, sondern auch dafür, dass die notwendigen Rahmenbedingungen für die vier unterschiedlichen Meetingarten stimmen. Und das bezieht sich auch auf die Büroeinrichtung.
Büroeinrichtung für agiles Arbeiten: Vier Szenarien, vier Ansprüche an die Ausstattung
Auch wenn die vier Meeting-Arten nach Scrum nur einen Ausschnitt der agilen Arbeitsweise darstellen, so sind sie doch ein perfektes Beispiel dafür, wie festgelegte Rahmenbedingungen, die Einrichtung und Entscheidungen im modernen Unternehmen zusammenspielen.
Im Sprint Planning wird der kommende Projektabschnitt (Sprint) in Zielen und Aufgaben (Tasks) konturiert. Dieses Treffen mit allen Rollen im Scrum Framework (dem Entscheidungsträger namens Product Master, Team und Scrum Master) dauert maximal zwei Stunden pro Sprint-Woche und sollte dementsprechend in einem optimal ausgestatteten Projektraum mit ausreichend Arbeitsfläche und moderner Präsentationstechnik stattfinden.
Der Daily Scrum ist ein tägliches Auftaktmeeting des Scrum Teams mit dem Scrum Master. Es dauert nur höchstens 15 Minuten und hält fest, was am vergangenen Tag erreicht oder nicht erreicht wurde und wie der kommende Arbeitstag aussieht. Diese Treffen finden im Stehen statt, um die gebotene Kürze einzuhalten. Ein Tresen ist hier ein perfekter Treffpunkt, ein sogenanntes Taskboard zur übersichtlichen Darstellung von Erledigtem und anstehenden Aufgaben fast ein Muss.
Die Sprint Review zieht ein Zwischenfazit am Ende eines Sprints. Besonders ist hier, dass ein Feedback vom Kunden zum aktuellen Stand des Produkts/Projekts eingeholt wird und zur Planung des nächsten Schritts herangezogen wird. Dieses maximal einstündige Meeting pro Sprint-Woche sollte in einem entsprechend repräsentativen Konferenzraum stattfinden, in dem der Kunde einen positiven Eindruck vom Unternehmen erhält. Modernste Technik für die Präsentation und Moderation ist auch hier unabdingbar.
Die Sprint Retrospektive zieht zwar auch ein Fazit zum vergangenen Sprint, ist aber eine teaminterne Angelegenheit, in der es um die Arbeitsweise des Teams geht und Raum für Kritik und Selbstreflexion ist. Dieses 45-minütige Treffen sollte in einer ansprechenden, geschützten Umgebung stattfinden, abseits vom eigentlichen Arbeitsplatz und den „offiziellen“ Meetingräumen. Lounge-Ecken mit Bistrotischen und -sesseln sind hier eine passende Möglichkeit.
Bereit für das agile Büro? Womit Sie moderne Unternehmen einrichten
Die optimale Verbindung von analogen und digitalen Visualisierungs- und Präsentationshilfen im agilen Büro sollte nicht unterschätzt werden. Mit der Visualisierung und Kommunikation als ordnender Kernfaktor erhalten klassische Whiteboard- und Flipcharts-Sets wieder eine neue Bedeutung.
Als sogenanntes Taskboard, das nach den Prinzipien der Kanban-Tafel aufgebaut ist, ist das Whiteboard eine umstandslose Visualisierungshilfe, auf der tägliche Tasks oder größere Planungsabschnitte entwickelt und zugeordnet werden können.
Dementsprechend sollten sie dort gut sicht- und nutzbar zur Verfügung gestellt werden, wo sich Teams (täglich) treffen – also nicht nur im Konferenzraum oder Einzelbüro, sondern auch neben einem Tresen oder Meeting Point.
Selbstverständlich lebt das agile Büro von der digitalen Vernetzung. Planungen und Dokumentationen werden kollaborativ in digitalen Tools erarbeitet. Deshalb ist mobile Technik so wichtig – Tablets, Notebooks, Smartphones.
Diese ergänzen Sie im agilen Büro durch Präsentations- und Arbeitshilfen wie GO-TO™ Tablet-Tischaufsteller oder das Capture APP Kit, mit dem Sie analoge Schaubilder von Whiteboards perfekt digitalisieren können.
Klar formuliert in die Zukunft: Besser moderieren heißt besser agieren
Das Motto der Agile Work lautet: Weniger reden, mehr sagen, mehr machen. Wichtiger Bestandteil der agilen Organisation sind daher kommunikative Schulungen und eine neue Meeting-Kultur. All das braucht Übung, Inputs und Zeit.
Gerne helfen wir Ihnen auch im persönlichen Kundengespräch, die richtige Ausstattung für Ihr agiles Büro auszuwählen. Sprechen Sie uns gern an.
